Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in stellt sich oft die Frage, ob ein separates Geschäftshandy notwendig ist oder ob das private Smartphone steuerlich geltend gemacht werden kann.
In diesem Beitrag erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie Ihr privates Handy als Betriebsausgabe absetzen können, welche steuerlichen Regelungen dabei zu beachten sind und wie Sie mögliche Konflikte mit dem Finanzamt vermeiden.
Dürfen Sie Ihr privates Handy geschäftlich nutzen?
Ja, grundsätzlich dürfen Sie Ihr privat angeschafftes Smartphone auch geschäftlich nutzen und in vielen Fällen anteilig steuerlich geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie den betrieblichen Einsatz des Geräts nachweislich dokumentieren, beispielsweise für Kundenkommunikation, E-Mail-Verkehr, Terminverwaltung oder berufliche Anwendungen.
Wie viel dürfen Sie absetzen?
Faustregel: Die 50:50-Regel
Wenn Sie keine detaillierten Nachweise erbringen möchten, erkennt das Finanzamt in der Regel eine pauschale geschäftliche Nutzung von 50 % an – die sogenannte 50:50-Regel.
Alternativ: tatsächlicher Anteil der Nutzung
Nutzen Sie das Gerät überwiegend geschäftlich (z. B. mehr als 90 %), können Sie einen entsprechend hohen Anteil oder sogar 100 % der Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Voraussetzung dafür ist jedoch die Vorlage eines Nachweises, beispielsweise in Form von Einzelverbindungsnachweisen oder eines Nutzungstagebuchs.
Welche Ausgaben können Sie steuerlich geltend machen?
Wenn Sie das Gerät teilweise für geschäftliche Zwecke verwenden, können Sie die entsprechenden Kosten anteilig in Ihrer Steuererklärung geltend machen:
- Anschaffungskosten des Geräts (ggf. über Abschreibung, bei >800 € netto)
- Monatliche Tarifkosten
- Reparaturen, Zubehör, Apps (sofern geschäftlich relevant)
Beispiel:
Sie haben ein Mobiltelefon für 600 € brutto erworben und nutzen es zu 50 % beruflich. In diesem Fall können Sie 300 € (brutto) als Betriebsausgabe geltend machen. Bei Regelbesteuerung ist zudem die anteilige Vorsteuer abzugsfähig, beispielsweise 50 % von 19 %.
Welche Ausgaben können Sie steuerlich geltend machen?
Abschreibung: Liegt der Nettopreis des Smartphones über 800 €, ist eine Abschreibung der Anschaffungskosten über einen Zeitraum von drei Jahren vorzunehmen.
Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG): Liegt der Nettopreis unter 800 €, können Sie die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten geltend machen.
Nutzung durch Mitarbeiter: Wird das Gerät auch von Mitarbeitenden genutzt, sind zusätzliche steuerliche Vorschriften zu beachten, beispielsweise im Hinblick auf Sachbezüge.
Fazit
Sie dürfen Ihr privates Smartphone grundsätzlich auch für geschäftliche Zwecke nutzen und die entsprechenden Kosten anteilig steuerlich geltend machen. Die sogenannte 50:50-Regel stellt eine unkomplizierte Methode dar, wenn Sie auf aufwendige Nachweise verzichten möchten. Bei einer intensiveren geschäftlichen Nutzung empfiehlt es sich jedoch, den tatsächlichen Nutzungsanteil sorgfältig zu dokumentieren. Dadurch können Sie höhere Kosten steuerlich absetzen und Ihre Steuerlast effektiv reduzieren.
